Naturschutzinitiative e.V. (NI)

 

Information zur Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

 

Stand: Mai 2018

 

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Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Mit den nachfolgenden Informationen gibt Ihnen die Naturschutzinitiative e.V. (NI) unter der vorgenannten Anschrift sowie über die E-Mail-Adresse einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mitglied, Spender, Interessent und Geschäftspartner nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

 

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Kategorien der personenbezogenen Daten

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten von der Naturschutzinitiative e.V. (NI) verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht. Zu unterscheiden ist z.B. zwischen Mitgliedern, Spendern, Interessenten und Geschäftspartnern. Im Rahmen einer Mitgliedschaft, einer Spende, einer Mitmach-Aktion, einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet die Naturschutzinitiative e.V. (NI) in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel folgende Kategorien von Daten:

• Name, Vorname, Titel, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail), Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Branche/Beruf, weitere Daten zu Familienangehörigen z.B. bei Familienmitgliedschaften, Mitglieds- und Spender-ID, Beitrittsdatum, Höhe des Mitgliederbeitrages
• Firmierung ggf. auch bestehend aus Name, Vorname, Titel, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail), Branche, Ansprechpartner im Unternehmen mit Name, Vorname, Titel, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail)
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe), Steuer-ID
• Zahlungsverkehrs- und -auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge)
• Auftragshistorie und Umsätze bei Geschäftspartnern
• Mitglieder- und Spenderhistorien, Interessentenhistorien im Hinblick auf Erbschaften/Vermächtnisse
• Sofern es während der Mitgliedschaft, der Spenden- und Interessentenbetreuung von Mitmach-Aktionen oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten wie z.B. Informationen über den Kontaktweg, Datum, Anlass und Ergebnis sowie Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

 

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Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

von vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. Mitgliedschaft, Spende, Mitmach-Aktion, sonstige Geschäftsbeziehung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Anfragen, Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 (1) b) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Die Naturschutzinitiative e.V. (NI) unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Artikel 6 (1) e) DSGVO.

Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem

• die Antrags- und Nachweispflichten im Rahmen von Zuwendungen durch öffentliche Stellen
• die Betrugs- und Geldwäscheprävention
• die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen
• die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken bei der NATURSCHUTZINITIATIVE e.V. (NI)

Sofern erforderlich, verarbeitet die NI Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der NATURSCHUTZINITIATIVE e.V. (NI) oder Dritter.

Zum Beispiel:

• Maßnahmen zur Vereinssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der NI
• Verhinderung von Straftaten
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen);
• Nutzung des Gäste-WLAN (derzeit nicht verfügbar)

Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der NI verarbeitet die NI Ihre Daten z.B. auf der Basis der Mitgliedschaft, der Spendenbeziehung, von Mitmachaktionen, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke der NI (Eigenwerbung) nach folgenden Maßgaben:

• postalische Werbung und Werbung per Email, auch Spendenaufrufe per Email und Telefax, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1) widersprechen (s. Ziffer 7).
• telefonische Werbung, auch Spendenwerbung, gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen (s. Ziffer 7.).

 

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Die NI übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DSGVO gegeben.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1) widerrufen werden. Einwilligungen können u.a. erteilt werden für

• die Übersendung des an Ihren Interessen orientierten (z.B. im Rahmen von Informationsanforderungen) NI-Newsletters an Ihre E-Mail-Adresse
• die Verwendung des Anlasses/Inhalts einer Teilnahme an Aktionen für die interessensgerechte, inhaltliche Ausgestaltung des Newsletters, wobei es sich hierbei je nach Inhalt der Aktion um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO handeln kann und die Einwilligung hierzu einen gesonderten Hinweis enthält
• die telefonische Werbung oder Werbung per Email und Telefax im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke der NI auch für Spenden zugunsten der NI.

 

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Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

• Innerhalb der NI erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von der NI eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.

Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• im Rahmen der satzungsgemäßen Mitgliedschaft in der NI der Vorstand, die Länder- und Fachbeiräte sowie die für Ihren Wohnsitz zuständigen regionalen und lokalen Gliederungen und Projektbeauftragte
• Kooperationspartner, mit denen gemeinsam Aktionen und Projekte (z.B. Mitmach-Aktionen) online oder mittels Printprodukten durchgeführt werden;
• öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute
• Auftragsverarbeiter z.B. für die Mitglieder- und Spendenwerbung, für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services
• das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung, von Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen und den Zahlungsverkehr
• Auskunfteien im Rahmen einer Bonitätsanfrage zu Unternehmen
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung

 

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Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, was derzeit nicht der Fall und auch nicht geplant ist, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

 

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Dauer der Datenspeicherung

Die NI verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung seiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Kreditwesengesetz und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren);
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften (z.B. Bürgerliches Gesetzbuch mit einer Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren und einer regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren).

 

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Ihre weiteren Datenschutzrechte

Folgende weiteren Rechte stehen Ihnen als Betroffene vom Grundsatz her zu, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) mit den Einschränkungen nach
  § 34, 35 BDSG n.F.
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) mit den Einschränkungen nach
  § 34, 35 BDSG n.F.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten
  (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde
  (Art. 77 DSGVO)

 

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Widerspruchsrechte

Es besteht ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 (I) DSGVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 (I) e) und Art. 6 (I) f) DSGVO betreffen.

Ferner besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 (III) DSGVO), das sog. Werbewiderspruchsrecht. Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1) widersprechen.

 

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Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (z.B. Mitgliedschaften, Spendenabwicklung, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.